1.         

人事花名册

2.         

人事档案

3.         

劳动合同

4.         

考勤

5.         

工资表/工资条

6.         

请假休假单

7.         

离职单

8.         

社保花名册

9.         

宿舍花名册

工作

顺序

1)    首先确定验厂日历(工厂验厂时间段内所有上班时间和休息时间)

2)    确定一年的人事花名册（含新进和离职）

3)    确定排班（如有注塑、保安，留意转班问题,）

4)    确定请假休假人员和时间

5)    确定调动人员和时间

6)    准备一年的考勤(在职和离职)

7)    确定食宿人员名单和时间

8)    确定参保人员名单和时间

9)    准备一年的工资(在职和离职)

人事资料整理注意事项

1)    检查员工入职时的年龄是否足够18周岁，即查身份证上的出生日期到入职日期是否已经满18周岁，如果不足则要按未成年工的要求进行体检和去劳动局备案，不得少于16周岁（即：不可招用童工！）；

2)    检查身份证到验厂时是否过期，即查看办证日期和有效期，对照验厂日期进行判断；

3)    检查档案上的所有日期是否属本厂的出勤日期（对照工厂日历检查）；

4)    检查档案上的入厂日期是否与花名册上入厂日期一致；

5)    检查档案上签名的人员是否参加验厂，签名时是否入厂、离职或请假；

6)    检查档案是否有照片，照片与身份证的是否相似；

7)    所有档案的身份证必须是本人的；

8)    是否有劳动合同，劳动合同签订日期、试用期、工资是否符合要求；

9)    是否有员工入职单，签名授课人员是否参加验厂，签名时是否入厂、离职或请假；

10)   是否有自愿加班协议，签署日期是否入厂日期；

11)   花名册与人事资料核对，查看人数是否一致。

请假单整理注意事项

1)    请假起止时间应是本厂的出勤日期、正班时间；

2)    请假时间与考勤吻合；

3)    加班时间不用写《请假单》，因为加班是自愿的。例如：我从今天下午（13：30）请假到今晚（20：30），《请假条》只需写从13：30请到17：30，晚上不用写！

4)    如果未附相关证件，不当有薪假计算，则请假类型不能是婚假、病假、产假等有薪假，事由也不能是看病，结婚、生小孩之类的；

5)    申请、审批日期应是本厂的出勤日期；

6)    签名的人员应参加验厂，签名时已入厂且未离职或请假。

人事异动单整理注意事项

1)    申请、审批日期应是本厂的出勤日期；

2)    签名的人员应参加验厂，签名时已入厂且未离职或请假；

3)    生效日期最好是月初；

4)    异动前后部门、职务、薪资需与考勤、工资吻合。

辞职单整理注意事项

1)    单上出现的所有日期应是本厂的出勤日期；

2)    签名的人员应参加验厂，签名时已入厂且未离职或请假；

3)    试用期内：申请日期到离职日期距离3天，如申请日期2月3日，离职日期2月5日
              试用期后：申请日期到离职日期距离1个月，如申请日期2月3日，离职日期3月2日，遇周末或法假可提前

4)    办理日期同离职日期，与花名册上离职日期一致。

考勤生成及检查注意事项

1)          将参加验厂的人员总数，一年前至目前的人员（包括新进和离职人员）全部录入人事系统，并将每个月的人员花名册打印出来，在花名册上要显示当月的入职和离职人员及入职和离职日期；

2)          根据每月的花名册、工厂的厂历和排班，再根据请假人员和时间，模拟出每个人的出勤记录；

3)          各车间的QC人员与生产人员的出勤应一致，否则应有合理的解释；

4)          留意异动人员的考勤；

5)          要求出勤记录应符合以下要求：

a)    上/下班打卡时间在规定上/下班时间的前/后30分钟内，(不能等于30分钟)；

b)    两班倒或三班倒的人员可只打上班卡和最后下班卡，中间连班部分可不必打卡，但在工时文件中需要注明休息时间或用餐时间；

c)    有两班倒或三班倒的人员，特别留意转班时间问题，转班尽量安排在休息日或轮休日安排，如安排在周一至周五会造成当月工时不够应上班工时；

d)    两餐之间最多连续工作6小时；

e)    任意连续7天上班时间不超过72小时，如有加班最晚不得超过5小时。

f)    每班之间最少休息10小时（如果早上上班时间是8：00，那前一天最晚下班时间是22：00）

g)    在休息日上班及安排调休，在原定休息日的加班时段应视为休息日加班；

h)    转班人员需留意，不能不休息，直接从夜班转到白班，这样会出现连续工作24小时的情形；

i)    法假不可调休，如有上班，全天算法假加班,若法假逢周六/日,则周六/日往后顺延相应天数；如在顺延天数内上班的,按周末加班计算工资.

j)    如果在请假期间恰逢周六、周日或法假，那么周六周日法假不能算请假；

k)    出勤汇总应正确；

l)    请假人员的考勤与请假单一致；

m)    旷工人员的考勤与奖惩记录一致；

n)    新进、离职人员的考勤起止日期与进厂、离职日期吻合。   

工资生成及检查注意事项

1)          根据每月考勤汇总生成工资，注意离职人员的工资不能与其他人员做在一起，应单独做离职人员工资表，以避免出现此人已离职，却还有签名的情况（如工厂25日发上月工资，某人5月23日离职，则他4月份的工资不应出现在4月份的工资表内，而应离职工资表内）；

2)          将每月的工资表对照当月的花名册核对是否有错漏，确保数据之间无矛盾和冲突；

3)          工资计算方法不能有误：平时加班按1.5倍、休息日加班按2倍、法定假期加班按3倍计算，工资标准与合同相符及满足最低工资标准的要求；

4)          工资表上的出勤时间、平日/休息日/法定假期的加班时间与考勤明细的结果应保持一致；

5)          工资表中注意哪些人员扣养老保险，哪些人员不扣；

6)          注意哪些人要扣食宿费/多少,哪些人不扣，尤其留意新进和离职人员；

7)          非月薪人员需支付法定假日工资(8小时每天)，法假后进厂人员无该法假工资；法假加班需另付3倍工资；

8)          支付病假、婚假等有薪假工资；

9)          如果在离职时，工作刚好满一年的，要休有薪年假(8小时每天)，未休的，按3倍计算；

10)      春节大假超出正常假期的放假天数，工厂必须有证据证明非工厂停工待料，否则需支付停工待料工资；

11)      工资计算时，其结果要求只入不舍；

12)      工资发放日期应是工厂有上班的日期,且需与劳动合同签定的发放时间一致；

13)      特别留意工资表中考勤异常之处与考勤明细结果是否一致；

14)      特别留意异动人员的工资；

15)      工资的签名一定要由员工本人签名，同一人不得出现两种不同的笔迹。